loader

Event inspiration article: You, me, (vir)us December 16, 2020

Nog twee weken tot het einde van 2020. Het coronavirus is nog steeds onder ons, wat een enorme klap betekent voor de evenementenbranche. In eerdere interviews hebben we gesproken met tal van ondernemers uit de sector, evenals belangrijke key players die vanuit verschillende initiatieven met de overheid in contact staan. Zo ook Fieldlab Evenementen die in januari eindelijk met de eerste pilot events van start mogen gaan.
Wij gingen in gesprek met Pieter Lubberts, binnen Fieldlab Evenementen met een team verantwoordelijk voor de pilot events en tevens CEO van Backbone International.

Hoe gaat het met jou?
“Eigenlijk wel goed. Het is een heel gek jaar geweest. Privé maakte ik mij over de toekomst geen zorgen en kon ik heel zakelijk bekijken hoe corona op ons zou reageren. Maar ik maakte mij wel zorgen om mijn medewerkers en de sector als geheel. Het gaf snel rust toen we binnen de organisatie heel snel stevige beslissingen hebben genomen. Het afscheid van collega’s was heftig, maar gelukkig hebben we in de afgelopen periode dezelfde mensen weer kunnen aannemen.”

Wat deed je toen je in maart hoorde dat events op slot gingen?
“We hebben met Backbone eerst kort de tijd genomen om even tot bezinning te komen. Dat was nodig, want de mindset van mensen moest echt wennen toen ze hoorden dat het hele eventseizoen niet doorging. Daarna zijn we heel hard aan de interne processen gaan werken met vele Zoomsessies en aan het proces om iedereen aan het werk te houden. We zijn teststraten gaan bouwen, collega’s zijn heftruck gaan rijden en we hebben ook veel medewerkers als tijdelijke verkeerscoördinatoren bij teststraten ingezet. Iedereen vond het prachtig om elkaar na zo’n lange tijd weer te zien. Maar het was uiteraard absoluut niet wat we wilden, gezien de prachtige events die in de boeken stonden.”

Hoe ben je betrokken geraakt bij Fieldlab Evenementen?
Marcel Elbertse, van The Support Group, was al snel met minister Wiebes in gesprek om te kijken hoe we de sector zoveel mogelijk konden redden. Er werden daarna door de Alliantie Evenementenbouwers en Eventplatform drie sporen bewandeld; het opzetten van steunpakketten, het creëren van protocollen voor de anderhalvemeter maatregelen en het samen met de overheid op zoek gaan naar versoepelingen voor de branche. Omdat ik bekend ben met events in de volledige breedte (sportevents, muziekfestivals, culturele events, corporate events) vroegen ze of ik programma manager van Fieldlab wilde worden. Er was een startdocument, dus toen zijn we maar gewoon begonnen.”

Welke stappen zijn toen ondernomen?
“Eerst heb ik een programmateam samengesteld. Daarna zijn we eerst met heel veel mensen gaan praten. Zo heb ik ook Andreas Voss, wetenschapper en arts microbioloog van het Radboud, erbij gehaald, want ik wilde dat wij als team precies wisten met wat voor virus we te maken hadden. Als hoofd adviseur ondersteunt hij onze missie om te zoeken naar oplossingen voor de branche.

We hebben ook andere wetenschappers erbij weten te betrekken en zijn met diverse ministeries in gesprek gegaan. Daarin was het in het begin moeilijk om met Ministerie van VWS in contact te komen en wilde het RIVM niet met ons om tafel gaan zitten.

Daarop zijn we zelf maar aan de slag gegaan. Uiteindelijk hadden we een meeting met minister Grapperhaus die doorkreeg dat de focus op ‘wat kan wel’ interessanter is dan de discussie ‘wat kan niet’. Op basis van risico analyse, customer journey en bouwstenen zoeken we per evenemententype en risiconiveau met welke set maatregelen we de anderhalvemeter regel kunnen vervangen, zonder dat het aan veiligheid inboet.“

Gaat dat allemaal snel genoeg wat jou betreft?
“We zijn als branche gewend om in oplossingen te denken en snel actie te ondernemen. Het proces in Den Haag voelde als zeer traag, maar van ingewijden begrijp ik dat het voor Haagse begrippen in sneltreinvaart is gegaan. Daarnaast is het proces met wetenschappers ook interessant, maar intensief. Stel je een vraag, dan krijg je er tien terug. Dit soort trajecten duurt normaal jaren. Dat wij in een half jaar nu hier staan is eigenlijk bijzonder.”

Hoe is het contact nu met het ministerie van VWS en het RIVM?
“Vooropgesteld dat er vanuit niemand van onwil sprake is. Ze snappen inmiddels dat het verstandig is om met ons te praten en te kijken naar mogelijkheden. Ik snap ook wel dat er heel veel op hen af kwam vanuit de hele samenleving en het bedrijfsleven. Maar ik heb af en toe wel gedacht; ga de dialoog met ons aan. We zijn niet de vijand. We zijn heel serieus en bewust van onze rol. Overigens denk ik niet dat we dan als branche eerder open hadden gekund. Maar dan hadden we wel betere gesprekken kunnen voeren, die nu onder hoge druk moeten worden gevoerd.”

Wat is de status van de pilot events?
“Om die te laten plaatsvinden, moet de anderhalvemeter regel, specifiek voor deze pilots, juridisch in de coronawet worden losgelaten. Daar zit een ambtelijk traject aan vast om dit mogelijk te maken. Tegelijkertijd zijn we wel alle voorbereidingen aan het treffen voor de vier verschillende test events. Die zijn onderverdeeld in indoor passief (bijvoorbeeld een klassiek concert), indoor actief (bijvoorbeeld een concert), outdoor actief (zoals een outdoor concert of voetbalwedstrijd) en outdoor actief festival. Meer informatie is te vinden op onze site Back to Live. We starten met indoor passief en outdoor actief en zijn aan het bekijken wanneer we ook voor de andere twee segmenten aan de slag kunnen.”

Gaat het segment ‘outdoor actief festival’ als laatste getest worden?
“Daar ga ik wel vanuit en dat heeft alles met perceptie te maken. Ik snap dat het best lastig is uit te leggen dat we 3.000 mensen bij elkaar brengen, in een tijdsbeeld waar mensen überhaupt niet bij elkaar mogen komen. Ook al zouden we het dan bijvoorbeeld organiseren met jongeren die negatief getest zijn. Overigens blijven we met de overheid in gesprek en zoeken we naar mogelijkheden als die zich voordoen.  De ontwikkelingen op het gebied van (snel)testen en vaccinatieprogramma worden met ons gedeeld en worden zeker gezien als een belangrijke optie”

Denken gemeenten of veiligheidsregio’s hierin met jullie mee?
“Absoluut. Op 9 november gaven we een presentatie aan de veiligheidsraad en daar reageerde men enthousiast op onze plannen. Heel fijn, want uiteindelijk moeten die regio’s en burgermeesters de vergunningen verlenen.”

Hoe gaan veiligheidsregio’s straks om met het verlenen van die vergunningen?
“Ik hoop dat iedere regio dezelfde criteria hanteert voor de vergunningverlening. Maar in de praktijk blijkt dat ook voor corona de verschillen per regio groot waren. Op dit moment zijn we sessies aan het ontwikkelen voor de lokale en regionale bestuurders, zodat ze zich kunnen voorbereiden op wat komen gaat en we hopelijk de eisen overal gelijk kunnen trekken.”

Wat gebeurt er na de eerste pilot events?
“We hopen in februari met de eerste conclusies te komen. Daarmee gaan we in gesprek met de beleidsmakers. Uiteindelijk willen we elk type pilot event minimaal twee keer uitvoeren. Tegelijkertijd wordt ook de testmaatschappij ingeregeld, het vaccinatieprogramma opgesteld en zal er straks een verificatiebewijs komen om toegang te krijgen tot de maatschappij.

Vergeet ook niet dat we acht maanden geen enkel event hebben gehad. Een feest voor 500 personen is straks ineens heel veel. Daarom dat we met de veiligheidregio’s en GGD in gesprek zijn om te kijken hoe we de resultaten terug kunnen vertalen naar de praktijk. Er moet dus nog veel worden geregeld, maar wie weet dat we in het tweede kwartaal weer evenementen aan het voorbereiden zijn. Dat is echt mijn hoop en mijn verwachting. Ook al zal het festivalseizoen er anders uit zien dan normaal.”

CEA dancefestival China - mainstage in het rood met grote menigte - Paul Neuteboom Brotherhood Music

Kijken jullie ook naar wat er in het buitenland gebeurt qua onderzoek?
“We proberen die connecties zeker te leggen, maar het lijkt dat wetenschappers in het buitenland de kaarten op de borst houden. De prio ligt in het hier en nu, maar als we resultaten kunnen delen en ook verkrijgen dan doen we dat zeker.”

Welke reacties over Fieldlab hoor je vanuit de branche?
“Ik voel me absoluut gesteund door de sector. Maar uiteraard hoor ik ook de vragen waarom het allemaal zo lang duurt. Niet alleen de overheid, maar dus ook wij van Fieldlab hebben elke dag te maken met duivelse dilemma’s. Net zoals we willen dat de overheid zich in ons verplaatst, moeten wij ons ook kunnen verplaatsen in de overheid. Het gaat om die dialoog. Om te durven zeggen waar iedereen mee bezig is en waar men tegenaan loopt, maar ook wat we er wel mee kunnen.”

Ik vang heel af en toe signalen op dat binnen Fieldlab ‘alleen maar de grote jongens’ zitten. Hoe vind je die opmerking?
“Ik snap dat sommige mensen dat denken, maar Fieldlab is er om elke zaal open te krijgen en iedere organisatie weer events te kunnen laten organiseren. Het is alleen wel zo dat organisaties als ID&T en MOJO als eerste meteen onderzoeken gingen doen en het initiatief hebben genomen om hun netwerk in te zetten. Dat doet helemaal niets af aan de rest, maar dit zijn wel de partijen die met heel veel tijd en middelen hun hulp aanbieden om de hele branche weer open te laten gaan.”

Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“We zitten in een hele negatieve periode. Maar probeer voor jezelf te bekijken wat er in positieve zin uit te halen valt. Kijkend naar de toekomst voor je bedrijf. Zo valt mij op dat ik veel flexibeler ben, dan ik voor maart ooit voor mogelijk hield. En nog mooier; ik besefte mij wederom hoe belangrijk mijn collega’s zijn. Dankzij hen heb ik het tot nu toe vol kunnen houden. Ik hoop dat iedereen zich aan dit soort inzichten kan vasthouden, totdat we weer echt kunnen doen waar we goed in zijn. Live is namelijk essentieel voor mensen.”

Beeld: Brotherhood Music, AHOY, DeFabrique

1

Copyright Backbone International